Коммерческий лейтмотив коммуникаций, в которых происходит контакт с заинтересованными сторонами проекта с целью передачи представления о нем, в последние десятилетия рассматривается вполне естественно. В каких случаях представление проекта вызвано деловой и процессуальной необходимостью? Кто является в этих случаях объектом убеждения? Как достигать успеха от проводимой презентации? Какие контактные формы и методы предпочтительны? На эти и другие вопросы, связанные с проектной презентацией, мы постараемся получить ответ.

Типы презентаций проекта

Войдем в информационное поле предметной области. Презентация с позиции эмпирического сознания рассматривается с двух точек зрения. С одной стороны, это целенаправленная процедура, некий этически и традиционно сложившийся ритуал. Он совершается для представления предмета коммуникационного взаимодействия двух сторон: субъекта и объекта убеждающего воздействия. И мы речь ведем о бизнес-коммуникациях, то есть об определенной форме общения между людьми, в котором хотя бы одна из сторон ставит перед собой цель извлечения прибыли или получения иной выгоды.

С другой стороны, презентация в деловой сфере имеет свою сложившуюся визуально-логическую форму. Традиционно такая форма ассоциируется у нас с интерфейсом, дизайном и логикой построения офисного приложения компании Microsoft Power Point. Форма всегда вторична относительно содержания, но она существенно облегчает процедуру представления важной информации в бизнес-коммуникациях. С позиции правил делового оборота такая форма представления выступает как отдельная система сигналов, на которую объект убеждения автоматически настраивает свое восприятие. И с этой точки зрения важно соблюдать определенные правила оформления презентации.

Цепь презентационных событий, связанных с началом и процессом реализации проекта

Мы помним, что проект как уникальное явление, в первую очередь, рассматривается с позиции жизненного цикла инвестиционного мероприятия. Во вторую очередь, проект реализуется как последовательность выполняемых процессных групп. И первые, и вторые имеют между собой определенную логическую связь, которая наиболее полно проявляется во время фиксации вех, важнейших событий проекта, в которые часто возникает вопрос о дальнейшей судьбе уникальной задачи.

В такие переломные моменты можно сформулировать пять основных типов презентации проекта.

1. Представление основной идеи проекта заказчику. Это событие может происходить, например, на сессии стратегического планирования или в индивидуальном обращении к руководству инициатора проектной реализации.
2. Презентация проектного мероприятия потенциальным инвесторам. Когда фаза концепции подходит к концу, бизнес-план инвестиционного проекта, как правило, достигает уровня готовности, и появляется возможность представить его для целей решения вопроса о привлечении средств.
3. После решения вопроса о старте проекта он должен быть представлен команде исполнителей для ознакомления с составом задач, подлежащих решению.
4. На стадии реализации текущее состояние проекта обязательно должно представляться или проектному комитету, или группе стратегического контроллинга, т.е. органу, который отвечает за то, чтобы тактика реализации корпоративного портфеля была действенной и результативной.
5. Обзор результатов закрытого проекта, уроки, извлеченные в ходе работы над ошибками, в обязательном порядке докладывается и руководству, и коллегам для накопления знаний компании.

Кто что кому продает?

В литературе считается, что представление проекта инвесторам в момент, когда демонстрируются бизнес-план и его основные итоги, является самым важным событием во всех внешних коммуникациях, связанных с его воплощением. Это действительно так, поскольку цена вопроса здесь самая высокая. Можно сделать безупречный план нового бизнеса на гениальной коммерческой или инновационной идее, но выполнить не совсем грамотное с позиции убедительности представление, и проект окажется несостоятельным.

Такое имеет место быть не только с внешними инвесторами, порой внутренний заказчик в лице первого руководителя компании-проектоустроителя и есть основной инвестор. И ЛПР должно четко осознавать в конце презентации, что проект заслуживает внимания с точки зрения достойной альтернативы другим инвестиционным предложениям. Тем не менее, для нас, как лиц, заинтересованных в успехе проектного замысла, имеют значение результаты представительских действий на всех стадиях его воплощения.

Основные характеристики презентаций проекта, реализуемых на разных фазах его жизненного цикла

Выше вашему вниманию предложена таблица, в которой даны характеристики презентационных мероприятий, связанных с проектом, проводимых на разных этапах его исполнения. Особое место в ней занимают цель и предмет коммуникаций, продажный контекст которых хоть и отдает некоторым цинизмом, тем не менее, наиболее точно отражает реальные задачи, которые ставит перед собой субъект презентации. Презентация планируемого инвестиционного проекта на основании полностью готового бизнес-плана – это не просто акт продажи. Большую роль в ее успехе играет подготовка к мероприятию представления, в которую включается следующее.

1. Подготовка к убеждающему воздействию на объект коммуникации.
2. Оформление презентации в Microsoft Power Point.

Почему мы оперируем термином «убеждающее воздействие», когда готовимся представить потенциальным инвесторам бизнес-план и вступить с ними в переговоры? Дело в том, что стратегический инвестор не испытывает недостатка в предложениях. Его переговорная позиция весьма сильна, и в понимании вашего контрагента должно произойти экстраординарное событие, чтобы он обратил внимание на представляемый проект и предлагаемые ему цифры. И это не эффект шоу, не состояние WOW-эффекта, хотя и такое возможно во время презентации. Инвестор может проявить интерес к предложениям, если почувствует профессионализм в многогранных нюансах информации и выступления.

Поэтому очень важно, чтобы стратегия и тактика взаимодействия компании-проектоустроителя и потенциального инвестора выстраивались профессионально. А как известно, профессионализм не терпит чистого искусства и экспромта. Доля технологии и кропотливой рутины никак не может быть меньше 80%. Отсюда следует, что требуется системный технологический подход к презентации. Таким подходом может быть технология убеждающего воздействия (УВ). Во-первых, она не чужда продажным коммуникациям, во-вторых, она системна.

Правила УВ для презентации проекта

Допустим, мы имеем дело с проектом по производству и выводу на рынок новой продукции. Под него компания намерена создать отдельную единицу бизнеса. Бизнес-план разработан группой в составе экономиста по инвестициям, маркетолога и заместителя главного инженера. Генеральный директор лично договорился о презентации проекта с тремя крупными инвесторами, его давними знакомыми. Вопрос: кто должен готовить и проводить встречу с презентацией? Ответ: уровень личностной силы докладчика должен быть релевантным уровню объекта убеждения, то есть непосредственно фигуры потенциального инвестора, или ниже его, но не более, чем на две ступени условной иерархии.

Большое значение имеют коммуникативные навыки докладчика, его убедительность и способность демонстрировать внутреннее равновесие и уверенность. Предположим, подходящий человек есть – это коммерческий директор, который к тому же разбирается в вопросах экономики. В таком случае, правильно было бы подготовить презентацию группой разработчиков бизнес-плана, а само представление сделать от лица названного выше руководителя в присутствии генерального директора. Такая тактика бывает оправданной, особенно если именно коммерческий директор планируется на роль куратора проекта.

Общая модель формирования состояния убедительности и убежденности субъекта УВ

Подготовка к выступлению должна быть тщательной и занимать время в соотношении 10:1. Иными словами, если длительность презентации составит 15 минут, то подготовка должна быть не менее 2,5 часов. В подготовке субъекту УВ может помочь представленная выше модель формирования нужного внутреннего состояния. При этом нашему докладчику следует применить определенные правила.

1. Уточнить цель выступления, вербализовать ее и прописать на бумаге.
2. Несколько раз пройтись по презентации вместе с группой разработки до тех пор, пока все существенные моменты бизнес-плана не будут уяснены полностью.
3. Проверить свою конгруэнтность, принятие идеи проекта. Поднять уровень своей убежденности, трансформируя собственные страхи или состояние эйфории в форму спокойной уверенности. Это самая сложная задача подготовки, зависящая от личной силы человека.
4. Проработать социологический и психологический портрет объекта убеждения – потенциального инвестора. Главная тактика презентации – найти вербальные атрибуты единой системы ценностей со слушателем и сделать акценты на ее добродетельных сторонах. Например, инвестор может высоко оценить честность в оценке возможных рисков, кропотливость в подтверждении и обосновании данных и т.д.
5. Выстроить логику выступления в парадигме технологии убеждающего воздействия. В презентации должны прозвучать основные аргументы, среди которых доминировать будет хороший потенциал нормы доходности.
6. Поработать над своим внешним имиджем, дооформить презентацию образными выражениями, метафорами, сравнениями. Наполнить выступление живостью, артистизмом, энергией. Это достигается за счет процедуры самотренинга.
7. Подготовиться к возможным вопросам и полемике. Отработать организационно-процедурный аспект презентации (техника, помещение, возможные помехи и т.п.).

Оформление и выступление

В настоящей статье я не пытаюсь научить искусству презентации или технологиям убеждения. Для этого существуют подробные монографии, длительные семинары и тренинги. Мне бы хотелось расставить некоторые акценты, чтобы оказавшись в роли докладчиков перед инвесторами, мы чаще достигали успеха. Под успехом презентации я понимаю возникший со стороны слушателей интерес. Тогда проект получает свой шанс, на него обращают внимание, и переговоры об участии инвесторов в бизнесе могут иметь продолжение.

Также я не рассматриваю исключительного случая презентации бизнес-плана, который подготовил предприниматель в надежде найти партнера по бизнесу или заемщика на приемлемых условиях. Нас интересует более широкий вариант, когда действующая компания ставит перед собой цель привлечь дополнительные средства стратегического инвестора или инвестиционного банка. Чтобы сделать грамотную презентацию, требуются определенные усилия и выполнение ряда рекомендаций оформительского и процедурного уровней.

Типовая структура и содержание презентации проекта

Типовая структура и содержание презентации проекта. Продолжение.

Выше показана типовая структура презентации. Ее цель состоит в обеспечении наглядного и лаконичного представления о проекте. Важно сделать выступление кратким, на доклад отводится 7-8 минут и столько же времени планируется на возможные вопросы. Правила оформления презентации просты:

• популярный незамысловатый шрифт;
• размер шрифта не менее 14;
• максимум 3 цвета на слайде;
• высокий контраст изображения;
• отсутствие сложной анимации;
• умеренное применение диаграмм, графиков и рисунков;
• отказ от трехмерных диаграмм, колонтитулов и всего, что может отвлечь внимание;
• использование правила «1х6х6» (одна идея в одном слайде, максимум шесть строчек в слайде, максимум шесть слов в строчке).

1. Перед докладом войти во внутреннее равновесное состояние.
2. Представиться.
3. Помнить, что вы совершаете акт убеждающего воздействия с целью возбудить интерес к проекту.
4. «Продавать» в коммуникации компанию, выгоды проекта и проектную команду.
5. Иметь тезисы выступления в кармане и говорить своими словами.
6. В конце выступления совершить действия по «закрытию сделки» путем лаконичного призыва к действию, например: «обращаю внимание на выгодность предложения и надежность расчетов».
7. После вероятных вопросов кратко описать дальнейший план действий по взаимодействию сторон.

В настоящей статье мы рассмотрели основные типы презентаций, выполняемых на стадиях реализации инвестиционного проекта. Самая сложная из них состоит в представлении итогов бизнес-планирования потенциальным инвесторам или кредитным учреждениям. Несомненно, такой опыт находится на острие коммуникационных навыков высокого класса. И в этом я желаю успеха не только PM, но и руководителям высшего звена управления, ибо соблюсти достоинство в роли просящего – задача отнюдь не простая, как может показаться на первый взгляд.

В сегодняшней статье мы подробно рассмотрим как сделать презентацию, какие проблемы возникают при изготовлении, на что следует обратить внимание. Разберем некоторые тонкости и хитрости.

Вообще, что это такое? Лично, дал бы простое определение - это краткое и наглядное представление информации, помогающее докладчику более детально раскрыть суть его работы. Сейчас их используют не только бизнесмены (как раньше), но и простые студенты, школьники, да в общем, во многих сферах нашей жизни!

Как правило, презентация состоит из нескольких листов, на которых представляют изображения, диаграммы, таблицы, краткое описание.

И так, начнем разбираться со всем этим подробно...

Основные составляющие

Основная программа для работы - это Microsoft PowerPoint (причем, она есть на большинстве компьютеров, т. к. идет вместе в комплекте с Word и Excel).

Пример презентации.

Текст

Самый лучший вариант, если вы сами в теме презентации и сами можете написать текст из личного опыта. Для слушателей это будет интересно и увлекательно, но такой вариант подойдет не для всех.

Можно обойтись книгами, особенно, если у вас на полке неплохая коллекция. Текст из книг можно отсканировать и распознать, а далее перевести в формат Word. Если у вас нет книг, или их мало, можно воспользоваться электронными библиотеками.

Кроме книг, хорошим вариантом могут стать рефераты, возможно даже те, которые вы сами писали и сдавали ранее. Можно воспользоваться популярными сайтами из каталога. Если собрать несколько интересных рефератов по нужной тематике - может получиться отличная презентация.

Не лишним будет просто поискать статьи в интернете на различных форумах, блогах, сайтах. Очень часто попадаются отменные материалы.

Картинки, схемы, графики

Конечно, самым интересным вариантом были бы ваши личные фотографии, которые вы сделали в процессе подготовки к написанию презентации. Но можно обойтись и поиском Яндекса. К тому же, не всегда есть время и возможности для этого.

Графики и схемы можно начертить самому, если у вас есть какие-то закономерности, или вы считали что-нибудь по формуле. Например, для математических расчетов, есть интересная программа для составления графиков graph.

Если не сможете найти подходящую программу, график можно составить и вручную, нарисовать в Excel"e, или просто на листе бумаге, а затем его сфотографировать или отсканировать. Вариантов много...

Видео

Снять качественное видео - дело не простое, да еще и затратное. Одна видеокамера не всем по карману, а еще нужно правильно обработать видео. Если у вас есть такая возможность - непременно используйте ее. А мы попробуем постараться обойтись...

Если качеством видео можно несколько пренебречь - вполне для записи сойдет и мобильный телефон (во многих "средней" ценовой категории мобильников установлены камеры). Некоторые вещи можно снять и им, чтобы показать детально какую-то конкретную вещь, которую сложно объяснить на картинке.

Кстати, многие популярные вещи уже кто-то снял и их можно найти на youtube (или на других хостингах видео).

И еще один интересный вариант создания видео - его можно записать с экрана монитора, причем добавить еще и звуковое сопровождение, например, свой голос, рассказывающий что происходит на экране монитора.

Пожалуй, если у вас все вышеперечисленное уже есть и лежит на жестком диске, можно приступить делать презентацию, точнее к ее оформлению.

Как сделать презентацию в PowerPoint

Прежде чем переходить к технической части, хотелось бы остановиться на самом главном - плане выступления (доклада).

План

Какой бы ни была красивой ваша презентация - без вашего выступления она всего лишь набор картинок и текста. Поэтому, прежде чем начинать делать, определитесь с планом вашего выступления!

Во-первых, кто будут слушатели вашего доклада? Какие у них интересы, что больше бы им понравилось. Порой успех зависит больше не от полноты информации, а от того, на чем вы сфокусируете внимание!

Во-вторых, определите главную цель вашей презентации. Что она доказывает или опровергает? Возможно, она рассказывает о каких-то методах или событиях, вашем личном опыте и пр. Не следует мешать разные направления в один доклад. Поэтому сразу определитесь с концепцией своего выступления, продумайте, что вы будете говорить вначале, в конце - и, соответственно, какие слайды и с какой информацией вам понадобятся.

В-третьих, большинство докладчиков не могут правильно рассчитать время своего доклада. Если вам дают совсем немного времени - то делать огромный доклад с видео и звуками - почти нет смысла. У слушателей не будет времени даже просмотреть ее! Гораздо лучше, сделать небольшое выступление, а остальной материал разместить в другой статье и всем заинтересовавшимся - скопировать ее на носители.

Работа со слайдом

Обычно, первое что делают, при начале работ над презентацией - это добавление слайдов (т. е. страничек, которые будут содержать текстовую и графическую информацию). Сделать это просто: запускаете Power Point (кстати, в примере будет показана версия 2007), и нажимаете "главная/создать слайд".

Кстати, слайды можно удалять (щелкните в колонке слева по нужному и нажмите клавишу DEL, перемещать, менять между собой местами - при помощи мышки).

Как мы уже заметили, слайд у нас получился самый простой: заголовок и текст под ним. Чтобы была возможность, например, разместить текст в две колонки (легко сравнивать объекты при таком расположении) - можно изменить макет слайда. Для этого щелкаем правой кнопкой мышки по слайду слева в колонке и выбираем настройку: "макет/...". См. на картинку ниже.

Я добавлю еще пару слайдов и моя презентация будет состоять из 4-х страничек (слайдов).

Все страницы нашей работы - пока белые. Неплохо было бы придать им какой-нибудь дизайн (т.е. выбрать нужную тему). Для этого откройте вкладку "дизайн/темы".

Теперь наша презентация уже не такая блеклая...

Пора перейти к редактированию текстовой информации нашей презентации.

Работа с текстом

С текстом в Power Point работать просто и легко. Достаточно нажать в нужный блок мышкой и вписать текст, либо просто его скопировать и вставить из другого документа.

Так же при помощи мышки его можно легко переместить или повернуть, если зажать левую кнопку мышки на границе рамочки, окружающей текст.

Кстати, в Power Point, как и в обычном Word, подчеркиваются красной чертой все слова, написанные с ошибками. Поэтому обращайте внимание на орфографию - очень неприятно, когда на презентации видишь грубые ошибки!

В своем примере я добавлю текст на все странички, получится примерно следующее.

Редактирование и вставка графиков, диаграмм, таблиц

Диаграммы и графики, обычно, применяются для того, чтобы наглядно продемонстрировать изменение одних показателей, относительно других. Например, показать прибыль этого года, относительно прошлого.

Для вставки диаграммы, нажмите в программе Power Point: "вставка/диаграммы".

Для вставки таблиц, нажмите на: "вставка/таблица". Обратите внимание, что вы сразу же можете выбрать количество строк и столбцов в создаваемой табличке.

Работа с медиа

Современную презентацию очень сложно представить без картинок. Поэтому вставлять их крайне желательно, ведь большинству людей будет скучновато, если не будет интересных снимков.

Для начала не мельчите! Старайтесь не размещать много картинок на одном слайде, лучше сделайте картинки по крупнее и добавьте еще один слайд. С задних рядов, иногда, очень сложно разглядеть маленькие детали изображений.

Добавить картинку просто: жмете "вставка/изображения". Далее выбираете место, где хранятся у вас картинки и добавляете нужную.

Вставка звука и видео очень похожи по своей сути. Вообще, эти вещи не всегда и везде стоит включать в презентацию. Во-первых, не всегда и не везде уместно, если у вас будет звучать музыка посреди молчания слушателей, пытающихся проанализировать вашу работу. Во-вторых, на компьютере, на котором вы будете представлять свою презентацию может не оказаться нужных кодеков или еще каких-либо файлов.

Для добавления музыки или фильма, щелкните: "вставка/фильм(звук)", далее укажите место на вашем жестком диске, где лежит файл.

Программа вас предупредит, что при просмотре данного слайда она автоматически начнет воспроизводить видео. Соглашаемся.

Наложение эффектов, переходов и анимации

Наверное, многие видели на презентациях, и даже в фильмах, что между некоторыми кадрами сделаны красивые переходы: например, кадр как страница книги, перелистывается на следующий лист, или плавно растворяется. То же самое можно сделать и в программе power Point.

Для этого выберите нужный слайд в колонке слева. Далее в разделе "анимация" выберите "стиль перехода". Здесь можно выбрать десятки разных смен страниц! Кстати, при наведении на каждую - вы будете видеть, как страничка будет отображаться при демонстрации.

Важно! Переход действует только на один слайд, который вы выбрали. Если вы выбрали первый слайд, то запуск начнется с этого перехода!

Как не допустить ошибок

1. Проверяйте орфографию. Грубые орфографические ошибки могут полностью испортить общее впечатление о вашей проделанной работе. Ошибки в тексте подчеркиваются красной волнистой чертой.
2. Если вы использовали звук или фильмы в своей презентации, и собираетесь ее представлять не со своего ноутбука (компьютера), то скопируйте эти мультимедиа файлы вместе с документом! Не лишним будет взять кодеки, которыми они должны воспроизводиться. Очень часто оказывается, что на другом компьютере отсутствуют данные материалы и вы не сможете продемонстрировать в полном свете свою работу.
3. Следует из второго пункта. Если вы планируете распечатать доклад, и представить ее в бумажном виде - то не добавляйте в нее видео и музыку - все равно не будет видно и слышно на бумаге!
4. Презентация – это не только слайды с картинками, ваш доклад – очень важен!
5. Не мельчите – с задних рядов увидеть мелкий текст затруднительно.
6. Не используйте блеклых цветов: желтый, светло серый и пр. Лучше замените их на черный, темно-синий, бардовый и пр. Это позволит слушателям более четко видеть ваш материал.
7. Последний совет, наверное, очень пригодится студентам. Не откладывайте разработкуна последний день! По закону подлости - в этот день все будет идти наперекосяк!

В этой статье, в принципе, мы с вами создали самую обычную презентацию. В заключении не хотелось бы останавливаться на каких то технических моментах, или советах о использовании альтернативных программ. В любом случае, основа - это качество вашего материала, чем интереснее ваш доклад (добавьте к этому фото, видео, текст) - тем лучше будет ваше выступление. Удачи!

созерцатель

Инструкция

Определитесь, для кого нужно сделать презентацию, а также каких результатов нужно добиться по ее завершении. Согласитесь, вид, масштабы, форма подачи будут во многом зависеть от ваших целей и аудитории, которой предназначена информация. Изучите все имеющиеся у вас материалы и подумайте, какие данные нужно донести до публики и как их лучше всего подать или осветить.

Выясните бюджет, которым вы располагаете для подготовки презентации. Чем солиднее компания, тем больше средств может выделяться на . Исходя из бюджета, определите способ и стиль презентации. Если вашей задачей является донести информацию до коллег при весьма ограниченном , то оптимальным вариантом будет изготовление презентации в компьютерной программе, например, Power Point. Вы можете сами сделать внутреннего слайда или заказать дизайн страницы у сторонней компании. Для работы потребуется утвердить техническое задание, собрать материалы, разработать концепцию, титульный лист и дизайн старницы, обработать материалы. Далее происходит сборка или верстка и утверждение итоговой презентации. При больших бюджетах можно разработать flash-презентацию, 3D-ролик или использовать HD-формат для . В данном случае показ будет современным, ярким, со спецэффектами и музыкой. Для этого вам понадобится найти разработчика, согласовать и после разработки принять готовое задание.

Подготовьте мероприятие. Выберите место, где вы будете проводить презентацию или способ донесения информации. В помещении учитывайте визуальное и музыкальное сопровождение выступления перед аудиторией. Продумайте раздаточные материалы для участников. Возможно, кроме распечаток и визиток, вам понадобятся ручки и блокноты. Если презентация длительная, организуйте для участников мероприятия кофе-брейк. Проинформируйте аудиторию о презентации проекта, разослав нужным лицам приглашения по почте, курьером или с помощью интернета. За два дня до мероприятия желательно обзвонить список приглашенных, чтобы проконтролировать, что все участники уведомлены о встрече.

Подготовьте выступление. Определите свою речь, выделите наиболее важные моменты в презентации. Подумайте, на чем нужно остановиться более подробно, а какие детали не столь существенны и могут быть пропущены. Установите регламент. Если презентация длительная, подумайте, целесообразно ли проводить смену оратора, делать перерывы в подаче информации.

Проведите презентацию. Обычно мероприятие строится по схеме «вступительная часть – основа - итог». Начните с официального приветствия и сохраняйте доброжелательный эмоциональный фон.Затем, исходя из определенного вами регламента, сделайте презентацию проекта. Пользуйтесь подготовленными заранее материалами, схемами, иллюстрациями. После окончания основной части переходите к обсуждению проекта с аудиторией, отвечайте на вопросы, аргументируйте свое мнение. Завершение презентации – подведение итогов. Проговорите с аудиторией основные договоренности, постройте перспективы.

Сделайте личные выводы. Все ли получилось, что планировали? Достигли ли вы поставленных целей? Что можно было бы изменить в подготовке и проведению презентации. На все вопросы желательно ответить письменно, чтобы использовать опыт в дальнейших презентациях.

Программа PowerPoint – это основное средство для создания презентаций из слайдов с текстовым, анимационным, видео и другим содержанием. Для создания хорошей презентации нужно придерживаться определенных правил оформления.

Программа PowerPoint

Для создания презентаций самой популярной программой является PowerPoint. Это наиболее удобное программное обеспечение, которое имеет необходимые инструменты для разработки презентаций с динамичными слайдами. Слайды могут содержать текст, анимацию, картинки и видеоролики. Панель быстрого доступа и лента помогают пользователю быстро использовать функции программы. В ленте содержится несколько вкладок, на каждой из которых находится различные группы команд.

Правила оформления презентаций

Текст. Не перегружайте слайды текстом. Оптимальным количеством будет 6 линий на слайде, 6 слов в строке. Длинные заголовки лучше делить на два слайда. Не пользуйтесь большим количеством шрифтом. Для заголовков и текстов используйте в каждом слайде . Не стоит выбирать слишком сложные шрифты, текст должен хорошо читаться. Текст не должен быть написан заглавными буквами. Заглавные буквы допускается использовать только в начале предложения.

Цвета. Одинаково неплохо смотрится как комбинация светлого фона с темным текстом, так и наоборот, комбинация светлого текста и темного фона. Для создания эффектной презентации необходимо использоваться одну цветовую гамму. Используйте градиенты и полупрозрачное заполнение между двумя цветами на фоне. Также можно использовать возможности графического изображения текста посредством функции WordArt.

Слайд-шоу. Его можно запустить как из программы PowerPoint, так и из браузера. Чтобы запустить показ слайдов через браузер, нужно щелкнуть правой кнопкой мышки , тем самым вызвав контекстное меню, и выбрать «Показать». Для того чтобы приостановить показ слайдов, можно нажать на строчную B или строчную W. Для продолжения достаточно нажать любую клавишу.

Презентация должна иметь заключение, то есть логическое завершение. Существует способ, чтобы быстро добавить заключительный слайд к презентации. Для этого нужно , в меню «Вид» открыть панель инструментов, а затем сортировщик слайдов. Далее нужно выбрать несколько слайдов, которые подойдут для заключения, они должны содержать основные тезисы презентации. В панели инструментов нажмите «Итоговый слайд». Перед выбранным слайдом появится итоговый слайд. Чтобы отредактировать его, нужно щелкнуть на нем два раза. Можно менять название, добавлять или удалять строки.

В сегодняшней статье мы подробно рассмотрим как сделать презентацию, какие проблемы возникают при изготовлении, на что следует обратить внимание. Разберем некоторые тонкости и хитрости.

Вообще, что это такое? Лично, дал бы простое определение - это краткое и наглядное представление информации, помогающее докладчику более детально раскрыть суть его работы. Сейчас их используют не только бизнесмены (как раньше), но и простые студенты, школьники, да в общем, во многих сферах нашей жизни!

Как правило, презентация состоит из нескольких листов, на которых представляют изображения, диаграммы, таблицы, краткое описание.

И так, начнем разбираться со всем этим подробно...

Основные составляющие

Основная программа для работы - это Microsoft PowerPoint (причем, она есть на большинстве компьютеров, т. к. идет вместе в комплекте с Word и Excel).

Пример презентации.

Текст

Самый лучший вариант, если вы сами в теме презентации и сами можете написать текст из личного опыта. Для слушателей это будет интересно и увлекательно, но такой вариант подойдет не для всех.

Можно обойтись книгами, особенно, если у вас на полке неплохая коллекция. Текст из книг можно отсканировать и распознать, а далее перевести в формат Word. Если у вас нет книг, или их мало, можно воспользоваться электронными библиотеками.

Кроме книг, хорошим вариантом могут стать рефераты, возможно даже те, которые вы сами писали и сдавали ранее. Можно воспользоваться популярными сайтами из каталога. Если собрать несколько интересных рефератов по нужной тематике - может получиться отличная презентация.

Не лишним будет просто поискать статьи в интернете на различных форумах, блогах, сайтах. Очень часто попадаются отменные материалы.

Картинки, схемы, графики

Конечно, самым интересным вариантом были бы ваши личные фотографии, которые вы сделали в процессе подготовки к написанию презентации. Но можно обойтись и поиском Яндекса. К тому же, не всегда есть время и возможности для этого.

Графики и схемы можно начертить самому, если у вас есть какие-то закономерности, или вы считали что-нибудь по формуле. Например, для математических расчетов, есть интересная программа для составления графиков graph.

Если не сможете найти подходящую программу, график можно составить и вручную, нарисовать в Excel"e, или просто на листе бумаге, а затем его сфотографировать или отсканировать. Вариантов много...

Видео

Снять качественное видео - дело не простое, да еще и затратное. Одна видеокамера не всем по карману, а еще нужно правильно обработать видео. Если у вас есть такая возможность - непременно используйте ее. А мы попробуем постараться обойтись...

Если качеством видео можно несколько пренебречь - вполне для записи сойдет и мобильный телефон (во многих "средней" ценовой категории мобильников установлены камеры). Некоторые вещи можно снять и им, чтобы показать детально какую-то конкретную вещь, которую сложно объяснить на картинке.

Кстати, многие популярные вещи уже кто-то снял и их можно найти на youtube (или на других хостингах видео).

И еще один интересный вариант создания видео - его можно записать с экрана монитора, причем добавить еще и звуковое сопровождение, например, свой голос, рассказывающий что происходит на экране монитора.

Пожалуй, если у вас все вышеперечисленное уже есть и лежит на жестком диске, можно приступить делать презентацию, точнее к ее оформлению.

Как сделать презентацию в PowerPoint

Прежде чем переходить к технической части, хотелось бы остановиться на самом главном - плане выступления (доклада).

План

Какой бы ни была красивой ваша презентация - без вашего выступления она всего лишь набор картинок и текста. Поэтому, прежде чем начинать делать, определитесь с планом вашего выступления!

Во-первых, кто будут слушатели вашего доклада? Какие у них интересы, что больше бы им понравилось. Порой успех зависит больше не от полноты информации, а от того, на чем вы сфокусируете внимание!

Во-вторых, определите главную цель вашей презентации. Что она доказывает или опровергает? Возможно, она рассказывает о каких-то методах или событиях, вашем личном опыте и пр. Не следует мешать разные направления в один доклад. Поэтому сразу определитесь с концепцией своего выступления, продумайте, что вы будете говорить вначале, в конце - и, соответственно, какие слайды и с какой информацией вам понадобятся.

В-третьих, большинство докладчиков не могут правильно рассчитать время своего доклада. Если вам дают совсем немного времени - то делать огромный доклад с видео и звуками - почти нет смысла. У слушателей не будет времени даже просмотреть ее! Гораздо лучше, сделать небольшое выступление, а остальной материал разместить в другой статье и всем заинтересовавшимся - скопировать ее на носители.

Работа со слайдом

Обычно, первое что делают, при начале работ над презентацией - это добавление слайдов (т. е. страничек, которые будут содержать текстовую и графическую информацию). Сделать это просто: запускаете Power Point (кстати, в примере будет показана версия 2007), и нажимаете "главная/создать слайд".

Кстати, слайды можно удалять (щелкните в колонке слева по нужному и нажмите клавишу DEL, перемещать, менять между собой местами - при помощи мышки).

Как мы уже заметили, слайд у нас получился самый простой: заголовок и текст под ним. Чтобы была возможность, например, разместить текст в две колонки (легко сравнивать объекты при таком расположении) - можно изменить макет слайда. Для этого щелкаем правой кнопкой мышки по слайду слева в колонке и выбираем настройку: "макет/...". См. на картинку ниже.

Я добавлю еще пару слайдов и моя презентация будет состоять из 4-х страничек (слайдов).

Все страницы нашей работы - пока белые. Неплохо было бы придать им какой-нибудь дизайн (т.е. выбрать нужную тему). Для этого откройте вкладку "дизайн/темы".

Теперь наша презентация уже не такая блеклая...

Пора перейти к редактированию текстовой информации нашей презентации.

Работа с текстом

С текстом в Power Point работать просто и легко. Достаточно нажать в нужный блок мышкой и вписать текст, либо просто его скопировать и вставить из другого документа.

Так же при помощи мышки его можно легко переместить или повернуть, если зажать левую кнопку мышки на границе рамочки, окружающей текст.

Кстати, в Power Point, как и в обычном Word, подчеркиваются красной чертой все слова, написанные с ошибками. Поэтому обращайте внимание на орфографию - очень неприятно, когда на презентации видишь грубые ошибки!

В своем примере я добавлю текст на все странички, получится примерно следующее.

Редактирование и вставка графиков, диаграмм, таблиц

Диаграммы и графики, обычно, применяются для того, чтобы наглядно продемонстрировать изменение одних показателей, относительно других. Например, показать прибыль этого года, относительно прошлого.

Для вставки диаграммы, нажмите в программе Power Point: "вставка/диаграммы".

Для вставки таблиц, нажмите на: "вставка/таблица". Обратите внимание, что вы сразу же можете выбрать количество строк и столбцов в создаваемой табличке.

Работа с медиа

Современную презентацию очень сложно представить без картинок. Поэтому вставлять их крайне желательно, ведь большинству людей будет скучновато, если не будет интересных снимков.

Для начала не мельчите! Старайтесь не размещать много картинок на одном слайде, лучше сделайте картинки по крупнее и добавьте еще один слайд. С задних рядов, иногда, очень сложно разглядеть маленькие детали изображений.

Добавить картинку просто: жмете "вставка/изображения". Далее выбираете место, где хранятся у вас картинки и добавляете нужную.

Вставка звука и видео очень похожи по своей сути. Вообще, эти вещи не всегда и везде стоит включать в презентацию. Во-первых, не всегда и не везде уместно, если у вас будет звучать музыка посреди молчания слушателей, пытающихся проанализировать вашу работу. Во-вторых, на компьютере, на котором вы будете представлять свою презентацию может не оказаться нужных кодеков или еще каких-либо файлов.

Для добавления музыки или фильма, щелкните: "вставка/фильм(звук)", далее укажите место на вашем жестком диске, где лежит файл.

Программа вас предупредит, что при просмотре данного слайда она автоматически начнет воспроизводить видео. Соглашаемся.

Наложение эффектов, переходов и анимации

Наверное, многие видели на презентациях, и даже в фильмах, что между некоторыми кадрами сделаны красивые переходы: например, кадр как страница книги, перелистывается на следующий лист, или плавно растворяется. То же самое можно сделать и в программе power Point.

Для этого выберите нужный слайд в колонке слева. Далее в разделе "анимация" выберите "стиль перехода". Здесь можно выбрать десятки разных смен страниц! Кстати, при наведении на каждую - вы будете видеть, как страничка будет отображаться при демонстрации.

Важно! Переход действует только на один слайд, который вы выбрали. Если вы выбрали первый слайд, то запуск начнется с этого перехода!

Как не допустить ошибок

1. Проверяйте орфографию. Грубые орфографические ошибки могут полностью испортить общее впечатление о вашей проделанной работе. Ошибки в тексте подчеркиваются красной волнистой чертой.
2. Если вы использовали звук или фильмы в своей презентации, и собираетесь ее представлять не со своего ноутбука (компьютера), то скопируйте эти мультимедиа файлы вместе с документом! Не лишним будет взять кодеки, которыми они должны воспроизводиться. Очень часто оказывается, что на другом компьютере отсутствуют данные материалы и вы не сможете продемонстрировать в полном свете свою работу.
3. Следует из второго пункта. Если вы планируете распечатать доклад, и представить ее в бумажном виде - то не добавляйте в нее видео и музыку - все равно не будет видно и слышно на бумаге!
4. Презентация – это не только слайды с картинками, ваш доклад – очень важен!
5. Не мельчите – с задних рядов увидеть мелкий текст затруднительно.
6. Не используйте блеклых цветов: желтый, светло серый и пр. Лучше замените их на черный, темно-синий, бардовый и пр. Это позволит слушателям более четко видеть ваш материал.
7. Последний совет, наверное, очень пригодится студентам. Не откладывайте разработкуна последний день! По закону подлости - в этот день все будет идти наперекосяк!

В этой статье, в принципе, мы с вами создали самую обычную презентацию. В заключении не хотелось бы останавливаться на каких то технических моментах, или советах о использовании альтернативных программ. В любом случае, основа - это качество вашего материала, чем интереснее ваш доклад (добавьте к этому фото, видео, текст) - тем лучше будет ваше выступление. Удачи!

созерцатель