Наталья Рязанцева, Дмитрий Рязанцев
1С: Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы
Предисловие
Реформа пенсионного обеспечения на данном этапе развития приобрела законченную форму. Львиная доля расчетов по пенсионному обеспечению легла на плечи предприятий. Страховые отчисления в фонды также взяты под пристальный контроль соответствующих органов. Сбор информации этими органами выполняется автоматизированно, поэтому предприятиям необходимо вести персонифицированный учет налоговых и страховых отчислений в электронном виде. Динамика изменения ставок налогов и отчислений настолько велика, что без автоматизированного ведения расчетов заработной платы и отчислений даже предприятию со сравнительно небольшим штатом сотрудников вести такой учет становится сложно. Программа "1С: Зарплата и Кадры" версии 7.7 системы "1С: Предприятие" дает инструмент для ведения расчетов и заработной платы, и налогов, и отчислений. И все же без ложки дегтя не обходится – система "1С: Предприятие" проектировалась в расчете на подготовленного пользователя. Справочная система "1С: Предприятие" предоставляет только общие методы работы с объектами программы. Чтобы программа работала эффективно, необходимо правильно настроить ее и знать регламент работы с ней. Чтобы правильно настроить программу на свой учет, необходимо знать все возможности программы, набор документов и их функции.
Вы, читатель этой книги, выигрываете во многих отношениях. Вы знакомитесь с принципами работы и организацией программы "1С: Зарплата и Кадры" с учетом всех нормативных требований. Вы знакомитесь с технологией ведения учета, получаете сквозные примеры, приемы и методы работы с программой. Наконец, изучив настройку интерфейса между различными конфигурациями программы, получаете возможность корректно отразить учет зарплаты в балансе.
Введение
Несколько советов начинающим
Позволю себе дать несколько практических советов на предмет начальной подготовки и методов запоминания приемов работы:
✓ освоить элементарные приемы работы с окнами Windows;
✓ освоить элементарные приемы редактирования текста;
✓ в каждом окне досконально изучить кнопки на панели инструментов, т. к. они повторяются в большинстве из них;
✓ не пропускать в книге абзацы с пометками Внимание! ;
✓ изучить документооборот по расчету заработной платы на вашем предприятии;
✓ все примеры повторить на компьютере;
✓ стараться не игнорировать справочную систему программы;
✓ обязательно получить все необходимые документы на собственном простом примере и сделать анализ ошибок;
✓ при заполнении форм документов и справочников заполнять все поля, т. к. система "1С: Предприятие" не терпит небрежности;
✓ постараться просмотреть весь предложенный набор документов – возможно, вы захотите после этого поменять стратегию учета на своем предприятии;
✓ при выборе конкретной конфигурации для своего предприятия учтите те советы, которые приводятся в книге.
К вопросу о сложности программы "1С: Зарплата и Кадры"
Семейство программ системы "1С: Предприятие" имеет несколько различных конфигураций. Существует три варианта использования конфигураций для автоматизированного ведения бухгалтерского учета в системе "1С: Предприятие": все разделы бухгалтерского учета "по минимуму", расширенный учет отдельных разделов с выгрузкой сводных проводок в единую конфигурацию, все разделы "по максимуму".
Конфигурация "Бухгалтерский учет" содержит все бухгалтерские операции, включая элементарный учет заработной платы. Большинству малых предприятий с штатом работников меньше 20 человек эта конфигурация подходит по всем параметрам. Для ведения всех расчетов заработной платы, налогов и отчислений в фонды, персонифицированного учета предприятиям с большим штатом необходимо выбирать конфигурацию "1С: Зарплата и Кадры". Но для ведения бухгалтерского учета к данной конфигурации все равно необходимо добавить и конфигурацию "Бухгалтерский учет". Для ведения общего бухгалтерского учета все операции из конфигурации "1С: Зарплата и Кадры" в сводном варианте периодически выгружаются в конфигурацию "Бухгалтерский учет". А как же с вариантом "все и по максимуму"? Существует в семействе так называемый вариант "три в одном" – "Комплексная конфигурация". "Комплексная конфигурация" объединяет все три конфигурации. Специалисты до сих не пришли к единому мнению, какой вариант лучше: специализированные конфигурации с добавленной конфигурацией "Бухгалтерский учет" или вариант "три в одном". Мне кажется, что на предприятии, где бухгалтерия содержит несколько рабочих мест, лучше использовать специализированные конфигурации с добавленной конфигурацией "Бухгалтерский учет", а где бухгалтер "триедин" на одном – двух компьютерах, то, безусловно – "Комплексная конфигурация". Если у вас все же остаются сомнения по поводу выбора конфигурации, обратитесь к специалисту.
Есть мнение, что программа "1С: Зарплата и Кадры" – самая сложная. Это объясняется существованием расчетов длительного действия с привязкой к регламенту исполнения документов, а также большим количеством разнообразных расчетов, присущих учету заработной платы. Но, как говорится, "цель оправдывает средства". Огромное количество регламентирующих постановлений правительства, инструкций и пояснений вложено в алгоритм программы. Расчетчику нет нужды помнить все эти документы, также значительно снижается вероятность ошибок при расчете. Главная цель – персонифицированный учет достигается попутно, без особых усилий. Особенно много вопросов возникает при работе со штатным расписанием. В программе предусмотрен режим контроля соответствия приказов со штатным расписанием. Работа в этом режиме требует наличия навыков и знания общих методов работы со справочниками. При желании данный режим контроля штатного расписания можно отключить. Программный продукт никогда не бывает идеальным, а набор документов или отчетов выбранной конфигурации не всегда покрывает нужды бухгалтерского учета вашего предприятия. Рынок услуг разработчиков системы "1С: Предприятие" в наше время достаточно широк и, если вы не требуете невозможного и в состоянии сформулировать задачу, обратитесь к программисту-настройщику.
Что дает знание всех видов расчетов
Какие же аспекты учета позволяет автоматизировать программа? Идеология программы "1С: Зарплата и Кадры" построена на первичных документах, поэтому документы являются основанием для проведения каких либо расчетов по сотруднику. Следовательно, запись в журнале расчетов не может появиться сама по себе, для этого должно быть основание (документ). Документы – это, фактически, электронные аналоги реально существующих на предприятии документов. В процессе ведения учета неавтоматизированным, т. е. ручным способом, документооборот часто становится избыточным или, напротив, недостаточным для контроля. Часто расчетчик ведет табель учета рабочего времени в программе при установленном режиме расчета зарплаты сотрудника "по окладу". В этом нет необходимости, т. к. программе достаточно ввести первичные документы, описывающие причины невыхода сотрудника на работу, сверхурочные или работу в праздничные дни. Инерция мышления может сыграть злую шутку с пользователем. Пользователь, который делал расчеты ручным способом, не всегда находит нужный вид расчета или режим в нем и задает расчет как пользовательский. Изучив весь набор документов программы, пользователь определяет для себя все необходимые документы для учета, последовательность и периодичность их формирования. Таким образом определяется стратегия учета.
Как работает программа
Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в "1С: Предприятие" зачастую интуитивно или рефлекторно ведут учет заработной платы без осмысления логики работы в целом.
В данной главе мы рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.
Объекты учета заработной платы
Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Учет заработной платы интересует форма оплаты труда сотрудника, его статус на предприятии, предоставляемые льготы по подоходному налогу, дата рождения для учета пенсионных отчислений и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем вести учет заработной платы. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.
После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы. Выберем меню Справочники и увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета (рис. 1.1).
Разберемся, каких правил стоит придерживаться при начислении зарплаты в 1С. Знание всех этапов процедуры позволит правильно производить расчеты, формировать документы и безошибочно начислять необходимые суммы работникам компании.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
В наше время ведение управленческого и бухучета значительно упростилось за счет внедрения программного продукта 1С.
Но возникла другая сложность – не все знают, как пользоваться такой системой. На что же стоит обратить внимание при учете зарплаты работников?
Что нужно знать?
Рассмотрим, чем может быть полезна программа 1С компаниям.
Определения
1С – программный продукт, который используется при автоматизации работы в компаниях. Изначально такая программа использовалась для автоматизации управления и бухучета. Сейчас область ее применения намного шире.
Преимущества пользования программой
Перечислим основные плюсы:
| Конфигурация | Является открытой, то есть такой, в которую всегда можно внести правки, доработать отдельные элементы, учитывая потребности предприятия, расширять функционал |
| Все программисты 1С могут прочитать программные коды | Разобраться в особенностях работы продукта. Если будет обнаружено ошибки, специалист сможет их исправить |
| Перевести учет из других систем | Гораздо дешевле, чем корректировать сведения в исходных информационных базах |
| Программа может устанавливаться на ПК | С несложными конфигурациями |
| В системе допускается использование внешних отчетов и обработок | Что представляют собой отдельный вид файлов с программными кодами, интерфейсом и печатными формами. Они могут запускаться в 1С и выполнять любую функцию. Использование системы простое, обработки создаются универсальные, что не зависят от конфигурации |
| Не сложно устанавливать | Изучать особенности работы |
| Предоставляется помощь фирмами-франчайзи | — |
| Обучение работы с программой | Осуществляется на специальных курсах |
Допускается автоматизация управления и учета любого предприятия:
- 1С зарплата и управление персоналом;
- 1С для учета, осуществляемого аптеками;
- для ликероводочных заводов;
- медучреждений;
- инженерной отрасли;
- строительных компаний;
- ремонтных фирм и т. д.
Программное обеспечение может разрабатываться для бюджетных и коммерческих организаций.
Законные основания
Правила начисления заработной платы прописаны в . О помощи по учету заработной платы и кадров в программе 1С говорится в
Особенности начисления заработной платы
Для того, чтобы начислить сотрудникам заработную плату, компании используют конфигурацию «1С Зарплата и Кадры».
Благодаря такой системе возможна автоматизация не только расчета заработанных средств, но и ведения учета работников и статистических справок по кадровым вопросам.
Программа – универсальна, в ней можно:
- формировать начисления заработка с применением различной документации и необходимой отчетности;
- использовать функции пошагово;
- вести регламентированный и управленческий учет зарплаты.
Заработанные суммы сотрудникам предприятий начисляются по истечению каждого месяца на базе внесенных ранее данных о полагающихся выплатах.
Такую задачу можно реализовать, оформив и проведя по учету документ «Начисление заработной платы работникам» и осуществив распределение по источникам в 1С Зарплата.
Инструкции для начинающих
Для начисления стоит нажать:
- расчет заработка в компании;
- начисление;
- Insert или Действия – добавить;
- в открытом окне укажите период начисления;
- определите значение параметров (номера, организации, подразделений, ответственного);
По центру заполняется информация по основным начислениям (составляется также список работников автоматически или ручным способом), дополнительным выплатам, погашениям займа, налогам, прочим удержаниям.
Если вы заполняете данные автоматом, кликните на соответствующую кнопку и выберите способ внесения информации:
- по всем работникам;
- списком работников;
- подбором.
При внесении сведений вручную стоит нажать Insert или Добавить. В графе Сотрудник кликните F4 или кнопку выбора. Далее стоит выбрать работника, которого будет включено в список.
В графе для начислений отражают вид начислений, данные, необходимые при расчете, отработанные дни и часы, начало и конец расчетных периодов. В пункт «Результат» впишите сумму начисленных средств.
Если производятся дополнительные выплаты, их отражают в «Дополнительные начисления» в расчетном месяце. Здесь также допускается автоматическое или ручное заполнение.
Вкладка «Договор займа» должна отражать сведения об удержанных суммах в счет погашения займов, что были получены ранее.
Как изменить минимальную зарплату?
Нередко возникают ситуации, когда сумма начислений работнику корректируется – изменяется оклад, размер определенных надбавок.
Это такие начисления, что производятся каждый месяц и определяются системой в автоматическом режиме. Но не каждый знает, как вносятся правки в 1С. Разберемся, как прекратить начисление или внести новое.
Для этого стоит использовать «Ввод сведений о плановом начислении сотруднику предприятия». Такой документ находится на вкладке для расчета заработной платы. Нажмите кнопку «Постоянные начисления».
Если полный интерфейс – зайдите «Операции» — «Документы»… В том документе, который создан, выберите компанию и добавьте в табличную часть отраженных работников сверху.
Внизу появится список тех сумм, которые платятся на данный момент персоналу. При большом количестве работников можно нажать «По сотруднику» и внизу таблицы отразятся сведения только по тому физлицу, которое выбрано.
Найдите в перечне те начисления, величина которых изменилась. Нажмите «Действие», «Изменить». Появится окно, в которое вносятся изменения – отражается сумма или проценты.
В пункте «Период» поставьте дату, с которой все откорректированные данные будут действительными. В графе «Действие» можете кликнуть «Прекратить» или внести новую запись и нажать «Начать».
После того, как документ будет проведен, все правки будут учтены при определении заработной платы. Минус такого документа – нет печатных форм приказов на внесение корректировок начислений.
Поэтому бухгалтеры предпочитают использовать «Кадровое перемещение организаций», где также есть функции для замены или добавления начислений.
Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:
Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;
Дата – дата расчета за указанный месяц;
Подразделение – меняется по необходимости.
Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».
Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и зарыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет. Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:
Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбратькод вычета и указать сумму:
В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».
Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:
Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:
Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:
Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Заполняем:
Месяц выплаты;
Подразделение;
Выплачивать – выбираем из выпадающего окошка «Зарплата за месяц»;
Округление – без округления.
Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:
Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:
Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты.
Артикул:
Мы понимаем, как важно для фирмы правильно выстроить управление персоналом. Если компания насчитывает сотни или даже тысячи сотрудников, вести их учет, проводить мероприятия по подбору и обучению, оценивать квалификацию персонала становится почти невыполнимой задачей для кадрового отдела и руководства. Компания "Центр КТ" рекомендует специализированное программное решение от фирмы 1С, которое позволит сократить их временные затраты и в целом облегчить задачу как руководству фирмы, так и ее сотрудникам - «1С: Зарплата и управление персоналом 8».
«1С: Зарплата и управление персоналом 8» - решение, позволяющее эффективно управлять человеческими ресурсами, вести расчеты заработной платы и проводить учет кадров в соответствии с законодательством для коммерческих предприятий.
Это пригодится!
Описание 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8
Программа прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:
- планирование потребностей в персонале;
- решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
- управление финансовой мотивацией персонала;
- эффективное планирование занятости персонала;
- учет кадров и анализ кадрового состава;
- начисление и выплата заработной платы;
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.
- Предметная область, автоматизируемая конфигурацией , поясняется следующей схемой.
- Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.
- В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.
- Конфигурация позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих.
- Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.
- Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.
- Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.
- Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.
- С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации с решением «1С:Бухгалтерия 8 ».
- При покупке программ 1С:Предприятие 8 Вы также получаете полугодовую подписку на диск 1С ИТС .
- При переходе на «1С:Предприятие 8» пользователей более ранних версий возможен зачет 1С 7.7 .
- 500 самых масштабных проектов системы программ «1С:Предприятие 8»
Преимущества по сравнению с прикладным решением «1С:Зарплата и Кадры 7.7»
В прикладном решении реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных ЦКТ предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.
Содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.
Современный и высокоэффективный программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом 8 создано на основе решения 1С Бухгалтерия 8 и имеет множество полезных утилит и инструментов, направленных на решение важных вопросов по работе с персоналом на предприятиях любого масштаба.
Обладая всеми наиболее значимыми преимуществами обновленной версии приложения 1С Бухгалтерия 8.1, а особенно это коснулось ведения бухгалтерского учета, данная программа идеальное подойдет учета и создания всей необходимой бухгалтерской документации. Этот продукт также полностью сопоставим с версиями 1С Бухгалтерия 8.3, а также 1С Бухгалтерия 8.2, что без сомнения говорит о его многочисленных преимуществах. Также ведется тестирование новой модификации программного продукта, а именно приложения 1С Бухгалтерия 8.4.
Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.
Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.
Современный эргономичный интерфейс прикладного решения делает доступными сервисные возможности 1С Предприятие 8 даже для небольших организаций:
- универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;
- универсальная групповая обработок справочников и документов;
- подключение внешних обрaбoток и ограничение доступа к их использованию;
- подключение дополнительных печатных форм в документах;
- подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;
- установка даты запрета изменения данных;
- средства администрирования пользователей в режиме 1С Предприятие 8 ;
- средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.
Онлайн демонстрация 1С
При входе в программу пароль указывать не нужно .
1С:Зарплата и управление персоналом 8
Демо-версия1С: Зарплата и управление персоналом 8
Эффективный учет, стратегическое планирование, управление предприятием. 1С:ЗУП Предназначен для больших предприятий насчитывающих более сотни сотрудников.
Проводить их учет, обучение, оценку квалификации и многое другое будет невыполнимой задачей для отдела кадров без данной конфигурации.
С остальными продуктами доступными в демо-режиме вы можете ознакомиться на странице Онлайн демонстраций 1С
Комплект поставки 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8
Состав комплекта:
- Дистрибутив программы
- Конверт с лицензией
- Пустой конверт для отправки анкеты почтой
- Регистрационная карточка 1С предприятия
